Chuyển văn phòng công ty là công việc phức tạp bởi vì liên quan tới rất nhiều dụng cụ, đồ đạc, tài liệu, thiết bị điện tử … Đặc biệt là những công ty có số lượng nhân viên lớn việc này lại càng phức tạp hơn.
Để sẵn sàng cho một lần chuyển văn phòng không đơn giản là gọi nhân viên chuyển nhà tới và chuyển mà cần phải có kế hoạch, sắp xếp rõ ràng tránh ảnh hưởng tới công việc.
Tuy nhiên, với những kinh nghiệm chuyển văn phòng tích lũy lâu năm được các bác thợ chuyển dọn chia sẻ, bạn cùng công ty sẽ yên tâm chuyển văn phòng suôn sẻ, nhanh chóng, tiết kiệm hàng loạt chi phí, thời gian.
Kinh nghiệm chuyển văn phòng từ những bậc tiền nhân
Nếu công ty bạn chưa phải chuyển văn phòng lần nào và đây là lần đầu tiên làm chuyện ấy thì nên tìm hiểu những kinh nghiệm chuyển văn phòng mà chuyển nhà Thành Hưng chia sẻ sau đây.
Tìm địa điểm mới cho văn phòng
Vị trí địa điểm văn phòng chiếm vai tròng quan trọng bậc nhất, quyết định đến sự phát triển của công ty. Khi tìm kiếm vị trí thuận lợi, bạn cần quan tâm tới các tiêu chí dưới đây nhé.
- Ý định chuyển văn phòng mới: Để mở rộng kinh doanh hay giảm bớt chi phí? Các kế hoạch dài lâu có quyết định đến việc chuyển văn phòng hay không?…
- Ngân sách dự kiến: Ngân sách dành để thuê văn phòng hàng tháng, hàng quý, hàng năm là bao nhiêu? Bao nhiêu để thuê dịch vụ chuyển dọn văn phòng?
- Yếu tố hành lang: Giao thông có thuận lợi không? Có sử dụng chỗ đậu xe không? Hệ thống điện nước như thế nào? Đi bộ hay có thang máy?…
- Thời gian: Khi nào thì chấm dứt hợp đồng ở địa điểm hiện tại? Văn phòng mới bao giờ thì sẵn sàng làm việc? Ngày nào tốt để chuyển văn phòng?
- So sánh: So sánh tiện ích xung quanh của các văn phòng cho thuê, so sánh mức giá cũng như phong thủy vị trí.
- Khi tìm được địa điểm tốt, cần lên danh sách việc nâng cấp, dọn dẹp trước khi chuyển dọn.
- Lập sơ đồ vị trí làm việc cho các nhân viên, phòng ban.
- Cuối cùng, công việc tìm kiếm văn phòng mới nên được thực hiện trước khi chuyển dọn khoảng 2 tháng để có đủ thời gian cho việc chuẩn bị, di dời, thanh lý thủ tục bên vị trí cũ.
Các bước chuyển văn phòng cụ thể
Một tháng trước ngày chuyển dọn
- Cần xem và chọn ngày hoàng đạo để chuyển văn phòng. Khi di dời văn phòng, các hoạt động giao dịch, sản xuất sẽ bị ảnh hưởng ít nhiều, vì thế hãy ưu tiên cho khoảng thời gian ít ảnh hưởng tới hoạt động của công ty nhất như cuối tuần, các tháng ít khách (trước hoặc sau Tết nguyên đán, ngày Hoàng Đạo của tháng 7 âm lịch,…)
- Lập danh sách các đồ cần chuyển dọn, số lượng bàn ghế, vị trí của nhân viên, các đường dây điện thoại nội bộ, các đường dây internet để bố trí, sắp xếp lại văn phòng mới.
- Một số vật dụng thừa thãi có thể thanh lý để mang về nguồn thu cho công ty như: bàn ghế không dùng đến, các giấy tờ đã không còn giá trị và không cần bảo mật…
- Tiến hành bàn giao, thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ, hợp đồng internet, dịch vụ điện, nước. Thực hiện các thủ tục chuyển văn phòng công ty như khai báo thuế, nộp hồ sơ phòng đăng ký kinh doanh, đăng ký lại thông tin với cơ quan thuế,…
- Cần thông báo tới toàn thể khách hàng về việc chuyển văn phòng công ty, doanh nghiệp.
- Để tiện quản lý, các doanh nghiệp có thể phân công nhiệm vụ cho từng phòng ban, mỗi phòng ban có người chịu trách nhiệm bảo quản và kiểm kê đồ đạc ở vị trí mới.
Hai tuần trước ngày chuyển dọn
- Lần lượt thay đổi địa chỉ trên các giấy tờ, công văn, hợp đồng, card visit, website và bất kì thông tin nào liên quan tới địa chỉ của công ty.
- Thông báo sự thay đổi địa chỉ văn phòng công khai đến khách hàng bằng email, điện thoại, website, các mạng xã hội như Facebook, Zalo, Twitter…
- Yêu cầu nhân viên đóng gói các loại đồ đạc cá nhân, hồ sơ giấy tờ quan trọng và các đồ đạc khác gọn gàng. Đồng thời, nhân viên cần ghi chú cụ thể để không bị nhầm lẫn.
- Liên hệ với các công ty dịch vụ chuyển nhà uy tín để sắp xếp và quyết định được ngày chuyển dọn.
- Kinh nghiệm chuyển văn phòng quan trọng: Thời gian 1 tuần trước ngày chuyển dọn cần liên hệ xin phép tòa nhà ở cả nơi đi và nơi đến để được sử dụng thang máy, ra vào tầng hầm.
Trong ngày chuyển văn phòng
- Phân chia nhiệm vụ cho các vị trí quản lý: 1 người sẽ giám sát tổng thể, làm việc với công ty chuyển văn phòng và giải quyết vấn đề phát sinh nếu có; 1 người giám sát ở văn phòng cũ; 1 người giám sát ở văn phòng mới.
- Việc chuyển dọn nên được tiến hành tuần tự từng phòng ban, hết phòng này sẽ chuyển phòng khác để không bị lẫn lộn đồ đạc.
- Trong trường hợp xảy ra bất kỳ sự cố gì, cần báo ngay cho người quản lý. Nếu đồ hư hỏng hoặc mất mát, hai bên phải ký biên bản xác nhận để sau này có căn cứ giải quyết.
- Doanh nghiệp của bạn nên có trách nhiệm vệ sinh văn phòng cũ sau đi dọn đi. Trả lại hiện trạng tốt nhất cho đơn vị chủ quản. Đó là việc mà một công ty chuyên nghiệp nên làm.
Hy vọng với những kinh nghiệm được chia sẻ bên trên, doanh nghiệp của bạn sẽ dễ dàng thực hiện công việc chuyển văn phòng suôn sẻ, nhanh chóng.
