6 Lưu Ý Khi Chuyển Phòng Làm Việc Chủ Doanh Nghiệp Không Thể Bỏ Qua
Chuyển phòng làm việc tới nơi mới để phát triển hơn là mong muốn của mỗi chủ doanh nghiệp. Đặc biệt là sau khi dịch Covid 19 hoành hành nhiều công ty phải thuê lại phòng làm việc mới.
Vậy khi chuyển phòng làm việc cần lưu ý những gì? Điều này không phải chủ doanh nghiệp nào cũng biết đặc biệt là những đơn vị lần đầu tiên chuyển văn phòng.
Trong nội dung này chúng tôi sẽ chia sẻ 6 Lưu Ý Khi Chuyển Phòng Làm Việc Chủ Doanh Nghiệp Không Thể Bỏ Qua
6 Lưu Ý Khi Chuyển Phòng Làm Việc Chủ Doanh Nghiệp Không Thể Bỏ Qua
1. Lên Kế Hoạch Chuyển Văn Phòng Chi Tiết
Để toàn bộ quá trình chuyển văn phòng của doanh nghiệp diễn ra trơn tru và ít gặp các rủi ro không mong muốn bạn nên đề ra bản kế hoạch chi tiết có sự đóng góp của các phòng ban và nhân sự liên quan. Bản kế hoạch này sẽ gồm thời gian dự kiến di chuyển, dự kiến tổng chi phí, lựa chọn địa điểm văn phòng mới, thiết kế bố trí văn phòng mới, nhân sự liên quan trực tiếp… Nhìn chung đây là bước để doanh nghiệp có thể nắm được sơ bộ thông tin về quá trình di chuyển trụ sở đầu tiên. Đồng thời, với bản kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết, các nhân sự và người quản lý có thể kiểm soát và nắm rõ tiến trình thực hiện từng đầu việc và có các phương án dự phòng khi xảy ra sự cố phát sinh.
2. Tiến Hành Kiểm Kê Tài Sản
Sau bước lên kế hoạch chi tiết, doanh nghiệp cần tiến hành kiểm kê toàn bộ tài sản, trang thiết bị, đồ dùng hiện để bắt tay vào chuyển phòng làm việc mới. Thống kê và phân loại càng chi tiết bao nhiêu thì bạn càng dễ có phương án vận chuyển phù hợp hơn.
Bước kiểm kê cũng giúp bạn nắm rõ số lượng, phân loại thiết bị, đồ dùng, khối lượng, kích thước những vật dụng cần di chuyển. Điển hình với đồ dùng cá nhân trên bàn làm việc, tài liệu riêng… của mỗi nhân viên thì có thể thông báo để mỗi cá nhân tự sắp xếp và di chuyển đến phòng làm việc mới. Như vậy, việc tách riêng đồ dùng cá nhân với tài sản công ty sẽ làm giảm chi phí đóng gói và tránh tình trạng thất lạc đồ đạc, giấy tờ không đáng có.
Với tài sản lớn của công ty như đồ nội thất văn phòng, bàn ghế làm việc, máy tính, máy in, tủ kệ, chậu cây… bạn cần có thống kê số lượng, khối lượng và kích thước chuẩn để lên phương án di chuyển như tự vận chuyển hay phải thuê xe, thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói… Ở nhiều doanh nghiệp, công ty lớn thì đây được coi là một trong những thủ tục chuyển phòng làm việc cần thiết.
Ngoài ra, sau khi kiểm kê bạn còn có thể nắm rõ số tài sản, phân loại chúng. Bạn cũng nên có dán nhãn để chia rõ từng nhóm đồ để đảm bảo các đồ dễ vỡ được di chuyển an toàn. Và khi chuyển đến địa điểm mới sẽ tiện kiểm tra so sánh, tránh tình trạng thất lạc, mất cắp.
3. Thanh Lý Bớt Những Vật Dụng Không Cần Thiết
Với khâu kiểm kê ở trên chắc chắn bạn sẽ loại ra được đâu là những đồ dùng đã cũ, hỏng hóc hay nhiều món đồ tồn kho… Và để đảm bảo việc chuyển phòng làm việc không quá cồng kềnh hay khiến nơi làm việc mới chật chội thì doanh nghiệp nên phân loại riêng những giấy tờ cũ, không cần thiết hay bàn ghế thừa, đồ dùng cũ… và tiến hành thanh lý.
4. Tìm Đơn Vị Chuyển Văn Phòng Uy Tín
Tìm đơn vị chuyển văn phòng uy tín sẽ giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm được thời gian, chi phí, khi chuyển văn phòng.
Tại Tphcm hiện nay chuyển nhà Thành Hưng chính là sự lựa chọn thích hợp với doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp. Chúng tôi sẽ giúp đóng gói, phân loại thiết bị, sắp xếp, lắp ráp …thiết bị điện tử, điều hòa, máy nước nóng …
5. Tiến Hành Hoàn Trả Mặt Bằng Cũ
Khi chuyển phòng làm việc đến nơi mới công ty cần phải thanh lý hợp đồng cho bên thuê cũng như ban quản lý tòa nhà để chốt thời gian giao trả mặt bằng. Như vậy, khi chuyển đến nơi mới bạn cũng cần tiến hành vệ sinh, dọn dẹp sạch sẽ văn phòng cũ để đảm bảo giao trả đúng hiện trạng ban đầu. Điều này sẽ đảm bảo doanh nghiệp thực thi đúng nghĩa vụ khi chấm dứt hợp đồng thuê mặt bằng và không bị trừ tiền cọc.
6. Tổ Chức, Sắp Xếp Văn Phòng Làm Việc Mới
Việc tổ chức, bố trí văn phòng làm việc mới sẽ là bước cuối cùng quyết định quá trình chuyển văn phòng có thành công hay không. Bài trí văn phòng mới hài hòa thuận phong thủy, khoa học sẽ tạo ra hình ảnh đẹp mắt cho doanh nghiệp và giúp đem đến tài lộc, vượng khí cho công ty làm ăn phát đạt.
Trước tiên, khi đến văn phòng mới, bạn cần đánh giá kiểm kê lại tài sản để có phương án bố trí và đặt mua thêm những đồ đạc cần thiết để công ty có thể vận hành, hoạt động bình thường.
Đồ đạc tại phòng làm việc mới cần đảm bảo được bố trí khoa học, ngăn nắp, có sự phân loại theo phòng ban và mục đích sử dụng. Không gian làm việc phải đảm bảo thông thoáng nhằm tạo cảm giác dễ dịu, giúp nhân viên tăng hiệu suất làm việc.
Thêm vào đó bạn cũng cần lưu ý đến cách bố trí chỗ ngồi của sếp, các phòng ban, nhân viên sao cho hợp phong thủy và khoa học. Bàn làm việc của người đứng đầu công ty cần hướng ra cửa chính, lưng dựa vào tường giúp tạo ra sự vững chắc, bao quát. Bàn làm việc của nhân viên nên được sắp xếp cân đối, tạo sự gắn kết để dễ dàng trao đổi trong quá trình làm việc.
Ngoài ra, ánh sáng trong phòng cần được đảm bảo để nhân viên làm việc không quá bị tối hay chói mắt. Nên bố trí cây xanh trong không gian để tạo sự gần gũi với thiên nhiên, tăng cảm hứng làm việc và vượng khí.
Xem thêm:
